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Faturamento de Honorários

definicoes.png Definições importantes

Introdução

O processo de faturamento no Law Office é feito através das telas Itens a Faturar, Fluxo de Faturamento e Revisão de Faturas, todas elas estão localizadas no módulo Financeiro. Neste artigo você encontrará detalhes sobre o funcionamento destas telas tão importantes.

saber.png Você precisa saber

Regras de Cobrança

Tudo se inicia com a regra de cobrança cadastrada, é através dela que o sistema irá identificar o que, como e quanto cobrar do cliente. Dessa maneira, tudo que será exibido na tela Itens a Faturar vem de uma regra de cobrança ativa, caso alguma cobrança não esteja aparecendo na tela Itens a Faturar, verifique a situação da regra de cobrança.

 

comoutilizar.png Como utilizar

Itens a Faturar

O faturamento de honorários tem início na tela Financeiro > Faturamento > Itens a faturar.

Esta tela registra tudo que o escritório tem a faturar dentro de um determinado período, atualizando-se a cada novo acontecimento oriundo de uma regra de cobrança.

A tela Itens a Faturar possui o campo de data para filtrar a busca de itens e duas abas, sendo elas, Itens a Faturar e Despesas a Faturar, onde estão devidamente separados os itens de acordo com o Cliente. A visualização de itens ainda é separada em abas de acordo com cada regra de cobrança do cliente, dessa forma pode-se selecionar exatamente os itens para seguir o processo de faturamento.

Regras_no_itens.png

É possível faturar os itens já nesta tela, ao selecionar o que será faturado o botão Faturar apresentará a seguinte tela e nela alguns campos devem ser conferidos antes de confirmar.

Faturar.png

A direita da linha temos 3 opções que podem ser marcadas, sendo elas:

Gerar_N_mero.pngGerar número da nota: A fatura é gerada com número. Caso a nota seja cancelada, o mesmo número não poderá mais ser usado. Ao faturar novamente, outro número será gerado. É possível faturar sem número e posteriormente gerar o número na tela Geração de Nota, no módulo Financeiro.

Imprimir_Fatura.pngEfetua a impressão da nota: Ao faturar, a nota será exibida na aba Relatórios.

Imprimir.png

Caso esta opção não seja marcada, a nota poderá ser encontrada na tela Notas Faturadas.

Imprimir_Boleto.pngEfetua a impressão do boleto: Ao faturar e a forma de pagamento selecionada for boleto, o mesmo será exibido também na aba Relatórios. Caso esta opção não seja marcada, o boleto pode ser gerado em outro momento através da tela Emitir Boleto.

Caso seja necessário revisar os itens antes de faturar, a opção Enviar para Revisão levará o que foi selecionado para a tela Revisão de Faturas e para o Fluxo de Faturamento, a utilização destas telas será explica nos próximos tópicos.

 

Revisão de Faturas

Aqui o sistema traz opções de edição em alguns campos dos itens enviados da tela Itens a Faturar, as opções serão diferentes de acordo com cada regra de cobrança, porém, existe uma singularidade com relação a edição dos Pagadores.

Pagadores.png

As opções apresentadas nesta janela são as mesmas definidas no contrato, porém todas as alterações feitas nesta janela serão aplicadas somente nesta fatura e não serão gravadas para outros faturamentos.

Revisar_Pagadores.png

Como dito anteriormente, cada regra de cobrança tem seus campos passíveis de edição, abaixo alguns prints para demonstrar de acordo com cada regra de cobrança:

Por Hora Trabalhada:

Editar_Regra_Hora.png

Valor Fixo /Fixo Recorrente / Por número de Casos / Cobrança por Evento / Êxito:

Editar_Regra_Fixo.png

As edições feitas serão marcadas em amarelo para que sejam facilmente identificadas.

Amarelo.png

A tela de Revisão de Faturas ainda traz outras opções, localizadas na parte superior da janela e basicamente são:

Finalizar Revisão: Estabelece que os itens selecionados estão prontos para seguir no processo de faturamento. Agora os itens aparecerão somente na tela de Fluxo de Faturamento e terão a marcação de Revisão Finalizada.

Delegar Revisão: Aqui pode-se indicar um profissional para realizar a revisão dos itens selecionados, ele receberá uma notificação.

Questionar: Aqui pode-se questionar um profissional quanto às horas lançadas.

Transferir: Aqui pode-se transferir horas lançadas para outro caso. Esta função alterará o lançamento original.

 

Editar: Este botão traz 3 opções, sendo elas:

  • Pagadores: Aqui pode-se editar os pagadores dos itens selecionados, a edição é feita da mesma forma que a configuração do contrato, porém as edições feitas aqui não alteram a configuração do contrato, elas servirão apenas para o faturamento dos itens selecionados.
  • Fluxo de Revisão: Aqui pode-se editar os revisores, em ocasiões em que mais profissionais farão a revisão dos itens.
  • Editar selecionados: Aqui as opções de edição dos itens selecionados serão abertas.

 

Seguindo na parte superior da tela, temos ainda duas opções, sendo elas:

Exportar Dados: Aqui pode-se exportar os itens selecionados para uma planilha em Excel.

Visualizar Nota: Aqui pode-se visualizar a nota contendo os itens selecionados, costuma-se utilizá-la como pré-nota, pois não possui numeração.

A tela de Revisão de faturas é dividida em duas abas, Honorários e Despesas, aqui a separação é feita de acordo com o tipo de regra de cobrança dos itens. As opções explicadas acima estão disponíveis em ambas as abas.

 

Fluxo de Faturamento

A tela de Fluxo de Faturamento é a tela que antecede o faturamento e podemos visualizar todos os itens que ainda estão ou já passaram pela revisão.

Na parte superior encontramos algumas opções, sendo elas:

Fluxo.pngFaturar: Ao clicar neste botão, a janela de confirmação do faturamento será aberta para que o faturamento seja efetuado.

Alterar Fase: Aqui pode-se alterar a fase em que os itens se encontram, os itens podem ser classificados como Itens Calculados, em Revisão, Aguardando Faturamento e Pendentes, sendo que esta opção enviará os itens para a aba de Pendentes.

Revisar: Aqui pode-se revisar os pagadores, assim como pode ser feito na tela Revisão de Faturas e é possível editar os revisores, ou seja, os responsáveis pela revisão dos itens.

Visualizar Notas: Aqui pode-se visualizar a nota com os itens selecionados, da mesma forma que na Revisão de faturas, sem numeração e comumente utilizada como pré-nota.

Excluir do Fluxo: Esta opção exclui os itens do Fluxo de Faturamento e na tela de Revisão de Faturas, isso faz com que voltem para a tela de Itens a Faturar.

Obs: Ao excluir os itens do Fluxo de Faturamento todas as revisões serão perdidas, fazendo com que os itens voltem ao seu estado original, ou seja, da forma como foram lançados.

E-mail: Aqui pode-se enviar por e-mail a pré-nota da mesma forma que exibida ao clicar em Visualizar Nota.

Da mesma forma que as outras telas, no Fluxo de Faturamento a visualização dos itens é dividida entre as abas de honorários e despesas.

 

Notas Faturadas

Após faturar, as notas com ou sem numeração poderão ser consultadas na tela Notas Faturadas. Nesta tela encontraremos opções novamente na parte superior.

Notas_Faturadas.png

Exportar XML Contabilidade: Através desse recurso é possível exportar os dados de um determinado período para o sistema Sapiens de contabilidade.

NFS-e: Ao selecionar uma fatura e clicar neste botão, o sistema irá gerar a nota fiscal. Mais detalhes sobre a utilização desse recurso podem ser encontrados em nosso manual de Emissão de Nota Fiscal pelo Law Office.

E-mail: Ao selecionar uma fatura e clicar neste botão, o sistema enviará por e-mail a fatura, boleto e nota fiscal para o cliente. Vale ressaltar que boleto e nota fiscal devem ser emitidos anteriormente para que sejam enviados juntamente com a fatura.

Mais detalhes sobre este recurso podem ser encontrados em nosso manual de Envio de cobranças por e-mail.

Manutenção de Nota: Recursos importantes são encontrados aqui, sendo eles:

  • Editar Dados Impressão: Através deste recurso pode-se trocar o modelo de nota utilizado e editar o texto de observação da nota.
  • Modificar Parcelas: Aqui o sistema oferece a opção de parcelar o pagamento, é possível selecionar a quantidade de parcelas e o valor de cada uma delas individualmente.
  • Cancelar Nota: Cancela o faturamento retornando os itens que compunham a nota para as telas Fluxo de Faturamento e Revisão de Faturas. Em casos em que pagamentos já foram registrados, é necessário realizar o estorno deles para somente depois efetuar o cancelamento a nota.
  • Excluir Nota: Este recurso pode ser utilizado somente em notas sem numeração no sistema e sem vínculo NFS-e. Notas com pagamentos registrados mesmo que parcialmente e que não tenham estes vínculos podem ser excluídas.

LEDES: Aqui o recurso de faturamento em formato LEDES pode ser utilizado. Mais informações sobre a configuração e utilização deste recurso podem ser encontradas em nosso manual de Faturamento em formato LEDES (eBilling).

Imprimir todas: Utilizado para gerar um único documento com todas as notas exibidas na tela.

Exportar: Este botão abrirá uma planilha no formal Excel com todas as notas exibidas na tela.

 

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