Índice


Definições importantes

• O que é a Planilha de Migração?


Você precisa saber

• Parâmetros de Preenchimento da Planilha de Migração


Como utilizar

• Cliente

• Endereços

• Telefones

• Contatos

• Casos

• Complementos

• Corresponsável

• Partes

• Andamentos

• Pedidos

• Agenda

• Decisões

 Definições importantes

O que é a Planilha de Migração?

A Planilha de Migração é a principal forma de exportação de dados de clientes e casos para o Law Office. Seu preenchimento é simples, porém demanda certa atenção a alguns detalhes. Neste manual vamos auxiliá-lo a preenche-la corretamente.

É muito importante que você aproveite o momento da migração para sanear sua base de dados e criar padrões de cadastros. Atente-se aos padrões na escrita das informações. Abaixo segue uma lista com algumas boas práticas:

• Primeira letra maiúscula: Ex.: João da Silva
• Evitar abreviar as palavras, exceto as siglas Ex.: LTDA, ME
• Colocar pontos nos campos CPF/CNPJ Ex.: 33.040.981/0001-50

 Você precisa saber

Parâmetros de Preenchimento da Planilha de Migração

É importante ter em mente que contratos, documentos e informações financeiras em geral não são migradas através da planilha padrão; consulte nossos consultores para saber se e como podemos migrar outras informações que não constam na planilha.

A Planilha de Migração possui diversas abas, cada uma com uma informação de cliente ou caso que pode ser migrada. Para preencher corretamente a planilha, é muito importante entender o conceito de referência.

Para exemplificar, vamos pensar na seguinte situação: se você preencher na planilha cliente o João da Silva como o número 1, em todas as planilhas que conter a coluna Número do Cliente e você informar o número 1 automaticamente o sistema entenderá que o João da Silva está relacionado com essa informação. Desta forma, você vincula informações como múltiplos endereços e contatos ao mesmo cliente.

Essa informação vale também para os casos que iremos mencionar mais à frente.

Todos os campos que estão com a primeira célula roxa são obrigatórios, ou seja, não entregue a planilha sem preenche-los!

A planilha é protegida para edição das colunas e para exclusão de linhas.

Abaixo vamos descrever todos os campos de preenchimento.

 Como utilizar

Cliente

Nessa aba deverão constar os dados dos clientes que serão migrados.

• Número Cliente
  • Deverá ser informado o número do cliente (código interno do sistema). Muitas vezes você não tem esse número, então recomendo colocar ordem numérica começando do 1 Ex: 1,2,3,4;
  • Esse é um campo obrigatório e deverá ser preenchido.
  • Não repetir os números;
• Tipo
  • Esse campo é o campo responsável pelo tipo de cliente. Temos 2 opções de preenchimento:
    • PF
      1. Será preenchido o campo com a informação PF para os clientes do tipo Pessoa Física.
    • PJ
      1. Será preenchido o campo com a informação PJ para os clientes do tipo Pessoa Jurídica.
    • Nome/Razão Social
      • Aqui será informado o nome ou razão social do cliente.
    • Apelido/Nome Fantasia
      • Para os clientes PJ informar o nome fantasia ou apelido do cliente; para os clientes PF pode ser repetido a informação do campo “Nome/Razão Social”, porém esse campo tem limitação de 20 caracteres.
    • CPF/CNPJ
      • Deverá ser informado o CPF ou CNPJ para a migração. É interessante colocar pontos, traço e barra para manter o padrão da informação.
    • RG
      • O campo RG deverá ser preenchido apenas para o cliente do tipo PF.
      • Ele não é um campo obrigatório.
    • E-mail
      • Deverá ser informado o e-mail do cliente.
      • Este é o e-mail geral do cliente. Depois será possível inserir contatos específicos, cada um com seus respectivos e-mails.
      • Esse campo não é obrigatório.
    • Observações
      • Nesse campo poderá ser informado alguma observação pertinente ao cliente.
      • Esse campo não é obrigatório.

Endereços

Essa aba refere-se ao endereço do cliente. É possível ter mais de um endereço por cliente. Este campo é obrigatório, então todos os clientes deverão ter ao menos 1 endereço. Caso não possua o endereço, é necessário que os dados sejam preenchidos com dados fictícios. Após a migração, sugerimos que o escritório solicite esses dados para o cliente, de modo a ter um sistema atualizado e com todas as informações.

• Número Cliente
  • Deverá ser informado o número do cliente que foi preenchido na aba cliente.
  • Esse campo é obrigatório.
  • Se o número do cliente repetir o sistema irá entender que o cliente possui mais de 1 endereço.
• Tipo
  • É o tipo do endereço.
  • Esse campo pode ser preenchido com as seguintes informações:
    • Comercial
    • Residencial
    • Outros
  • Logradouro
    • Esse campo é destinado para o logradouro do cliente. Ex.: “Av. Pres. Juscelino Kubitschek”.
    • Ele é um campo obrigatório.
    • O tamanho deste campo é de 50 caracteres.
  • Número
    • Esse campo é destinado para o número do imóvel do cliente
    • Ele não é um campo obrigatório.
  • Complemento
    • Esse campo é destinado para o complemento ao campo Logradouro Ex: “Torre e Andar 8 ao 10”
    • Não é um campo obrigatório;
    • O tamanho deste campo é de 40 caracteres.
  • Bairro
    • Esse campo é destinado para o bairro do imóvel do cliente.
    • Ele não é um campo obrigatório.
  • Cidade
    • Esse campo é destinado para a cidade do imóvel do cliente.
    • Ele é um campo obrigatório.
  • Estado
    • Esse campo é destinado para o estado do imóvel do cliente.
    • Deverá ser preenchido a sigla dos estados da nação Ex: SP, RJ.
    • Ele não é um campo obrigatório.
  • CEP
    • Esse campo é destinado para cep do imóvel do cliente.
    • Ele é um campo obrigatório.

Telefones

Essa aba refere-se ao telefone do cliente. Pode conter mais de um telefone por cliente.

Todos os clientes deverão ter ao menos 1 telefone.

Caso não possua o telefone, recomendamos que os dados sejam preenchidos com dados fictícios. Após a migração, sugerimos que o escritório solicite esses dados para o cliente de modo a ter um sistema atualizado e com todas as informações.

• Número Cliente
  • Deverá ser informado o número do cliente que foi preenchido na aba Cliente.
  • Esse campo é obrigatório
  • Se o número do cliente repetir o sistema irá entender que o cliente possui mais de 1 telefone

• Telefone Tipo
  • É o tipo do telefone.
  • Nesse campo é possível ser preenchido com as seguintes informações:
    • Comercial
    • Residencial
    • Celular
    • Fax
  • É um campo obrigatório
• Cd País
  • Esse campo se refere ao código do país
  • Esse campo não é obrigatório
• DDD
  • Deverá ser informado o código DDD do cliente
  • É um campo obrigatório.
• Número
  • Deverá ser informado o número do telefone do cliente;
  • Recomendamos manter um padrão no preenchimento Ex: 7777-7777
• Ramal
  • Poderá ser informado o Ramal do cliente
  • Esse campo não é obrigatório.

Contatos

Nessa aba deverá ser preenchida o contato do cliente. Esse é o contato que será utilizado na configuração do contrato e é o contato da pessoa do financeiro.

• Número Cliente
  • Deverá ser informado o número do cliente que foi preenchido na aba cliente.
  • Esse campo é obrigatório
  • Se o número do cliente repetir o sistema irá entender que o cliente possui mais de 1 contato
• Nome
  • Para os clientes PJ informar o nome da pessoa que é responsável pelo pagamento dos honorários e das despesas. E para os clientes PF pode repetir o nome do cliente pois em muitos casos o cliente PF é quem realiza o pagamento dos honorários e das despesas.
  • Esse campo é obrigatório
• Cargo
  • Informar o cargo do contato Ex: Analista Financeiro.
  • Esse campo não é obrigatório.
• E-mail
  • Esse campo se refere ao e-mail do cliente;
  • Esse campo é obrigatório
• País
  • Esse campo se refere ao código do país.
  • Esse campo não é obrigatório.
• DDD
  • Deverá ser informado o código DDD do cliente.
  • É um campo obrigatório.
• Número
  • Deverá ser informado o número do telefone do contato do cliente.
  • Recomendamos manter um padrão no preenchimento Ex: 7777-7777.
• Ramal
  • Poderá ser informado o Ramal do contato do cliente.
  • Esse campo não é obrigatório.

Casos

Essa é a aba onde deverão estar os casos que serão migrados. Na migração padrão podemos migrar os casos Ativos e os casos encerrados. É de extrema importância que as informações estejam corretas e com o padrão de escrita. Pois da maneira que for preenchida a planilha é a maneira que o sistema irá migrar as informações.

• Número Caso
  • Nesse campo deverá ser preenchido o número do caso.
  • Esse número será usado em todas as abas referente ao caso;
  • Não pode repetir esse número
  • Só poderá ser preenchido esse campo com número. Ex: 1, 2, e não Proc-001
  • É um campo obrigatório
• Tipo de Caso
  • Informar o tipo de caso. Segue abaixo todos os tipos possíveis de preenchimento:
    • Administrativo;
    • Judicial Estadual;
    • Judicial Federal;
    • Judicial Trabalhista;
    • Consultivo;
    • Judicial Eleitoral;
    • Judicial Militar Estadual;
    • Judicial Militar União.
  • Número Cliente
    • Deverá ser informado o número do cliente que foi preenchido na aba cliente.
    • Pode repetir esse número. Se repetir o número entende-se que o cliente possui mais de um caso no Law Office;
    • Esse campo é obrigatório

• Número Cliente no Law Office
  • Esse campo será preenchido somente para os casos onde o cliente já se encontra cadastrado no Law Office.
• Área
  • Informar a área onde o processo será alocado
  • Esse campo é obrigatório
• Nome da Pasta
  • Informar o nome da pasta onde o caso será alocado. Ex: “Processos Trabalhistas” se o caso for trabalhista.
  • Esse campo é obrigatório
• Nome do Contrato
  • Informar o nome do contrato que o caso será alocado. Se o escritório possui um contrato de honorário para cada área ou para cada grupo de casos é interessante informar nesse campo.
  • Caso esse campo não for preenchido o sistema automaticamente irá criar um contrato como o nome do cliente e irá alocar todos os casos para esse contrato.
• Título do Caso
  • Esse é o campo onde o cliente deverá informar o título do caso. Para os casos contenciosos os clientes geralmente preenchem esse campo com o nome da parte contrária. Mas fica a critério do cliente. E para os casos consultivos o nome do serviço que será feito.
  • Não é um campo obrigatório, porém esteticamente é interessante preencher esse campo.
• Foro Temporário/Órgão
  • Na migração por planilha padrão não efetuamos a migração dos foros e varas. Porém para facilitar a vida dos usuários nós disponibilizamos o campo foro temporário para que o usuário preencha com a informação. Após a migração recomendamos que os casos ativos sejam revisados e preenchido o foro e a vara diretamente no Law Office.
  • Não é um campo obrigatório.
• Fase
  • Informar a fase onde o caso se encontra
  • Não é obrigatório
• Número Externo/ Nº do processo
  • Para os casos judiciais e Administrativos informar o número do processo.
  • Não é um campo obrigatório.
• Segundo Número
  • Esse campo geralmente é utilizado para os casos judiciais antigos onde em alguns casos possuem um segundo número por exemplo “número de ordem”;
  • O preenchimento não é obrigatório.
• Responsável
  • Informar o nome do usuário que será responsável pelo caso no escritório.
  • Esse é um campo obrigatório.
• Data de Entrada
  • Informar a data de entrada do caso no escritório. Caso o cliente não possua a data sugerimos colocar a data da realização da migração.
  • Esse campo é obrigatório.
• Data de Distribuição
  • Para os casos judiciais informar a data de distribuição do caso.
  • Esse campo não é obrigatório.
• Valor da Causa
  • Para os casos Judiciais informar o valor da causa do caso
  • Esse campo não é obrigatório.
• Valor Previsto da Causa
  • Para os casos Judiciais informar o Valor Previsto da Causa do caso
  • Esse campo não é obrigatório.
• Valor de Contingência
  • Para os casos Judiciais informar o Valor Previsto da Causa do caso
  • Esse campo não é obrigatório.
• Êxito/Perda
  • Esse campo o cliente deverá preencher com as seguintes informações:
    • Possível;
    • Provável;
    • Remoto;
    • Não Aplicável.
  • Envolvimento do cliente
    • Esse campo refere-se a posição do cliente no caso. Ex: Se o cliente entrou com a ação ele é classificado como “ativo”. E pode ser preenchido com os seguintes itens:
      • Ativo;
      • Passivo;
      • Terceiro;
      • Não é parte.
    • Esse campo é obrigatório o preenchimento.
  • Data de Encerramento (Casos encerrados)
    • Se for migrar casos encerrados é necessário informar a data de encerramento. Alguns clientes não sabem a data exata do encerramento, para esses casos recomendamos colocar a data da migração. Caso for preenchido esse campo automaticamente o sistema irá entender que esse caso será migrado como encerrado.
    • O preenchimento não é obrigatório
  • Data de previsão Encerramento
    • Informar uma data para a previsão de encerramento
    • Esse campo não é obrigatório.
  • Natureza
    • Informar a natureza do caso. Para os casos judiciais alguns clientes preenchem esse campo com o tipo da ação. E para os casos consultivos pode-se preencher com o tipo do serviço que será executado. Esse campo é um campo coringa pois ele aparece na tela “Caracterização” do Law Office e é de fácil visualização. Portanto se o cliente quiser colocar nele alguma informação importante que não possua no Law Office fique a vontade. E lembrando que todos os itens que forem preenchidos nessa coluna serão cadastrados no Law Office.
    • Não é um campo obrigatório.
  • Observações
    • Esse campo se refere as observações do caso. Colocar nesse campo alguma coisa extremamente importante. Informações processuais recomendamos colocar na aba “Andamentos” que iremos falar mais a frente.
    • Não é um campo obrigatório.

Complementos

O Law Office é um sistema que se permite criar campos. O interessante é que esses campos saem em relatório.

• Número Caso
  • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
  • Esse campo é obrigatório
  • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 Dado complementar.
• Nome do Complemento
  • Informar qual será o nome do campo que se está criando
  • Esse campo é obrigatório
• Texto do Complemento
  • Informar o texto que será exibido no campo. Ex: Se estamos criando um campo PIS. Nesse campo iremos informar o número do PIS.
  • Esse campo é obrigatório
• Tipo do Complemento
  • Deverá ser informado qual é o tipo do campo que será criado. Segue abaixo os tipos de campos que o sistema permite que sejam criados:
    • Seleção Unitária
      1. Se for escolhido esse tipo de campo será criado um campo que o usuário deverá preencher somente 1 item de uma determinada lista.
      2. Todos os itens desse campo serão inclusos numa lista;
    • Seleção Múltipla
      1. Se for escolhido esse tipo de campo, será criado um campo que o usuário deverá preencher mais de um item de uma determinada lista, porém o preenchimento da planilha será apenas com 1 item.
      2. Todos os itens desse campo serão inclusos numa lista;

• Data
  1. Caso o campo criado seja do tipo data o usuário deverá preencher esse campo somente com uma data válida.
• Texto
  1. Caso o usuário preencha o campo com o tipo “Texto” ele poderá digitar qualquer tipo de texto.
• Número Inteiro
  1. Caso o usuário preencha o campo com o tipo “Número Inteiro” ele deverá preencher somente com número inteiro Ex: 1,2,3
• Decimal
  1. Caso o usuário preencha o campo com o tipo “Decimal” ele deverá preencher somente com número decimal Ex: 1.55;2.87

Corresponsável

Nessa aba deverão conter os corresponsáveis dos casos. Se um determinado usuário for corresponsável por todos os casos da área que atua não é necessário preencher a planilha. Basta informar o seu consultor de implantação que ele lhe orientará como proceder nesta situação.

• Número Caso
  • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
  • Esse campo é obrigatório.
  • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 corresponsável.
• Funcionário
  • Deverá ser informado o nome do usuário que será eleito como corresponsável.
  • Esse campo é obrigatório.

Partes

Nessa aba deverá ser informada o nome de todas as partes dos casos. O preenchimento é valido somente para os casos judiciais e administrativos.

• Número Caso
  • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
  • Esse campo é obrigatório.
  • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 parte.
• Polo
  • É necessário informar o polo que a parte se encontra. Segue abaixo as partes que poderão ser preenchidas:
    • Ativo
    • Passivo
    • Terceiro
  • Esse campo é obrigatório

• Tipo (PJ/PF)
  • Esse campo é o campo responsável pelo tipo da parte. Temos 2 opções de preenchimento:
    • PF
      1. Será preenchido o campo com a informação PF para as partes do tipo Pessoa Física.
    • PJ
      1. Será preenchido o campo com a informação PJ para as partes do tipo Pessoa Jurídico.
    • Esse campo é obrigatório.
  • Nome/Razão Social
    • Aqui será informado o nome do cliente.
    • Esse campo é obrigatório.
  • CPF/CNPJ
    • Deverá ser informado o CPF ou CNPJ da parte para a migração. É interessante colocar pontos, traço e barra para manter o padrão da informação.

Andamentos

Chegou a hora de preencher os andamentos que serão migrados. Segue abaixo a lista dos campos que deverão ser preenchidos.

• Número Caso
  • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
  • Esse campo é obrigatório.
  • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 andamento.
• Data do Andamento
  • Informar a data do Andamento
  • Esse campo é obrigatório.
  • Caso não souber essa data pode ser inserida a data da migração ou qualquer data.
• Autor
  • Poderá ser inserido o nome da pessoa que cadastrou o andamento. Porém em muitos casos o usuário não possui essa informação. Para esses casos recomendamos colocar o usuário “Admin” como autor de todos os andamentos.
  • Esse campo é obrigatório.
• Texto
  • Deverá ser informado o texto do andamento
  • Esse campo é obrigatório.
• Classificação
  • Poderá durante esse processo classificar os andamentos. Se o cliente for querer classificar os andamentos basta preencher nessa coluna.
  • Esse campo não é obrigatório.

Pedidos

É possível efetuar a migração dos pedidos. Se você for querer migrar os pedidos basta preencher os campos abaixo sinalizados:

• Número Caso
  • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
  • Esse campo é obrigatório.
  • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 pedido cadastrado.
• Pedido
  • Esse campo refere-se ao nome do pedido. Ex: “FGTS, 13º Terceiro Salário”
  • Esse campo é obrigatório.
• Valor do Pedido
  • Esse campo refere-se ao valor do pedido. Ex: “1000,00”
  • Esse campo é obrigatório.
• Êxito/Perda
  • Esse campo o cliente deverá preencher com as seguintes informações:
    • Possível;
    • Provável;
    • Remoto;
    • Não Aplicável.
  • Esse campo é obrigatório.
• Justificativa
  • Esse campo é um campo coringa que pode ser preenchido de várias maneiras. Ex: “Se está cadastrando um pedido 13º Terceiro nesse campo pode ser mencionado porque o cliente está pedindo esse pedido”
  • Esse campo não é obrigatório.

Agenda

Nessa aba que poderão ser migrados os eventos de agenda. Ex: “Prazo, Compromisso, Audiências”. Recomendamos a migração somente dos itens que ainda não foram cumpridas. Pois o sistema irá migrar todos os eventos como não cumpridos e irá preencher a agenda dos executores com itens já cumpridos. Para que o escritório não perca as informações dos prazos já cumpridos, recomendamos que essas informações sejam migradas para a aba andamentos, mencionada anteriormente.

• Número Caso
  • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
  • Esse campo é obrigatório.
  • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 evento da agenda cadastrado.
• Tipo
  • Segue abaixo os tipos de eventos de agenda que é possível migrar:
    • Compromisso
    • Prazo
    • Atividade Externa
    • Audiência
  • Esse campo é obrigatório.
• Data do evento
  • Deverá ser informado a data do evento da agenda
  • Esse campo é obrigatório.

• Assunto
  • Esse campo refere-se ao Assunto do evento. Ex: “Defesa, Agravo de Instrumento, Audiência Una”
  • Esse campo é obrigatório.
• Executor
  • É necessário informar o usuário que irá ser o executor do evento
  • Esse campo é obrigatório.

• Lembrete – Quantidade
  • O Law Office possui uma ferramenta que lembra com antecedência que o usuário tem um evento na agenda. E é nesse campo que você deverá informar a quantidade que quer ser avisado.
• Lembrete – Tempo
  • Poderá ser informar qual a medida de tempo o usuário será informado. Segue abaixo as medidas:
    • Minutos
    • Horas
    • Dias
  • Descrição
    • Esse campo é o responsável pela descrição do evento.

Decisões

É possível migrar as decisões que o caso teve durante o curso do processo. Segue abaixo os campos que deverão ser preenchidos:

• Número Caso
  • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
  • Esse campo é obrigatório.
  • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 decisão cadastrado.
• Decisão
  • Esse campo refere-se ao nome da decisão
  • Esse campo é obrigatório.
• Data da Decisão
  • Esse campo refere-se a data da decisão
  • Esse campo é obrigatório.
• Observação
  • Esse campo é um campo coringa que pode ser preenchido de várias maneiras. Ex: “Pode ser informado um resumo da decisão.”
  • Esse campo não é obrigatório.

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