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Preenchimento da Planilha de Migração

Índice

Definições importantes
O que é a Planilha de Migração?

Você precisa saber
Parâmetros de Preenchimento da Planilha de Migração

Como utilizar
Cliente
Endereços
Telefones
Contatos
Casos
Complementos
Corresponsável
Partes
Andamentos
Pedidos
Agenda
Decisões

definicoes.png Definições importantes

O que é a Planilha de Migração?

A Planilha de Migração é a principal forma de exportação de dados de clientes e casos para o Law Office. Seu preenchimento é simples, porém demanda certa atenção a alguns detalhes. Neste manual vamos auxiliá-lo a preenche-la corretamente.

É muito importante que você aproveite o momento da migração para sanear sua base de dados e criar padrões de cadastros. Atente-se aos padrões na escrita das informações. Abaixo segue uma lista com algumas boas práticas:

  • Primeira letra maiúscula: Ex.: João da Silva
  • Evitar abreviar as palavras, exceto as siglas Ex.: LTDA, ME
  • Colocar pontos nos campos CPF/CNPJ Ex.: 33.040.981/0001-50

 

saber.png Você precisa saber

Parâmetros de Preenchimento da Planilha de Migração

É importante ter em mente que contratos, documentos e informações financeiras em geral não são migradas através da planilha padrão; consulte nossos consultores para saber se e como podemos migrar outras informações que não constam na planilha.

A Planilha de Migração possui diversas abas, cada uma com uma informação de cliente ou caso que pode ser migrada. Para preencher corretamente a planilha, é muito importante entender o conceito de referência.

Para exemplificar, vamos pensar na seguinte situação: se você preencher na planilha cliente o João da Silva como o número 1, em todas as planilhas que conter a coluna Número do Cliente e você informar o número 1 automaticamente o sistema entenderá que o João da Silva está relacionado com essa informação. Desta forma, você vincula informações como múltiplos endereços e contatos ao mesmo cliente.

Essa informação vale também para os casos que iremos mencionar mais à frente.

Todos os campos que estão com a primeira célula roxa são obrigatórios, ou seja, não entregue a planilha sem preenche-los!

A planilha é protegida para edição das colunas e para exclusão de linhas.

Abaixo vamos descrever todos os campos de preenchimento.

 

comoutilizar.png Como utilizar

Cliente

Nessa aba deverão constar os dados dos clientes que serão migrados.

 mceclip0.png

  • Número Cliente
    • Deverá ser informado o número do cliente (código interno do sistema). Muitas vezes você não tem esse número, então recomendo colocar ordem numérica começando do 1 Ex: 1,2,3,4;
    • Esse é um campo obrigatório e deverá ser preenchido.
    • Não repetir os números;
  • Tipo
    • Esse campo é o campo responsável pelo tipo de cliente. Temos 2 opções de preenchimento:
      • PF
        1. Será preenchido o campo com a informação PF para os clientes do tipo Pessoa Física.
      • PJ
        1. Será preenchido o campo com a informação PJ para os clientes do tipo Pessoa Jurídica.
      • Nome/Razão Social
        • Aqui será informado o nome ou razão social do cliente.
      • Apelido/Nome Fantasia
        • Para os clientes PJ informar o nome fantasia ou apelido do cliente; para os clientes PF pode ser repetido a informação do campo “Nome/Razão Social”, porém esse campo tem limitação de 20 caracteres.
      • CPF/CNPJ
        • Deverá ser informado o CPF ou CNPJ para a migração. É interessante colocar pontos, traço e barra para manter o padrão da informação.
      • RG
        • O campo RG deverá ser preenchido apenas para o cliente do tipo PF.
        • Ele não é um campo obrigatório.
      • E-mail
        • Deverá ser informado o e-mail do cliente.
        • Este é o e-mail geral do cliente. Depois será possível inserir contatos específicos, cada um com seus respectivos e-mails.
        • Esse campo não é obrigatório.
      • Observações
        • Nesse campo poderá ser informado alguma observação pertinente ao cliente.
        • Esse campo não é obrigatório.

Endereços

Essa aba refere-se ao endereço do cliente. É possível ter mais de um endereço por cliente. Este campo é obrigatório, então todos os clientes deverão ter ao menos 1 endereço. Caso não possua o endereço, é necessário que os dados sejam preenchidos com dados fictícios. Após a migração, sugerimos que o escritório solicite esses dados para o cliente, de modo a ter um sistema atualizado e com todas as informações.

  • Número Cliente
    • Deverá ser informado o número do cliente que foi preenchido na aba cliente.
    • Esse campo é obrigatório.
    • Se o número do cliente repetir o sistema irá entender que o cliente possui mais de 1 endereço.
  • Tipo
    • É o tipo do endereço.
    • Esse campo pode ser preenchido com as seguintes informações:
      • Comercial
      • Residencial
      • Outros
    • Logradouro
      • Esse campo é destinado para o logradouro do cliente. Ex.: “Av. Pres. Juscelino Kubitschek”.
      • Ele é um campo obrigatório.
      • O tamanho deste campo é de 50 caracteres.
    • Número
      • Esse campo é destinado para o número do imóvel do cliente
      • Ele não é um campo obrigatório.
    • Complemento
      • Esse campo é destinado para o complemento ao campo Logradouro Ex: “Torre e Andar 8 ao 10”
      • Não é um campo obrigatório;
      • O tamanho deste campo é de 40 caracteres.
    • Bairro
      • Esse campo é destinado para o bairro do imóvel do cliente.
      • Ele não é um campo obrigatório.
    • Cidade
      • Esse campo é destinado para a cidade do imóvel do cliente.
      • Ele é um campo obrigatório.
    • Estado
      • Esse campo é destinado para o estado do imóvel do cliente.
      • Deverá ser preenchido a sigla dos estados da nação Ex: SP, RJ.
      • Ele não é um campo obrigatório.
    • CEP
      • Esse campo é destinado para cep do imóvel do cliente.
      • Ele é um campo obrigatório.

Telefones

Essa aba refere-se ao telefone do cliente. Pode conter mais de um telefone por cliente.

Todos os clientes deverão ter ao menos 1 telefone.

Caso não possua o telefone, recomendamos que os dados sejam preenchidos com dados fictícios. Após a migração, sugerimos que o escritório solicite esses dados para o cliente de modo a ter um sistema atualizado e com todas as informações.

  • Número Cliente
    • Deverá ser informado o número do cliente que foi preenchido na aba Cliente.
    • Esse campo é obrigatório
    • Se o número do cliente repetir o sistema irá entender que o cliente possui mais de 1 telefone
  • Telefone Tipo
    • É o tipo do telefone.
    • Nesse campo é possível ser preenchido com as seguintes informações:
      • Comercial
      • Residencial
      • Celular
      • Fax
    • É um campo obrigatório
  • Cd País
    • Esse campo se refere ao código do país
    • Esse campo não é obrigatório
  • DDD
    • Deverá ser informado o código DDD do cliente
    • É um campo obrigatório.
  • Número
    • Deverá ser informado o número do telefone do cliente;
    • Recomendamos manter um padrão no preenchimento Ex: 7777-7777
  • Ramal
    • Poderá ser informado o Ramal do cliente
    • Esse campo não é obrigatório.

Contatos

Nessa aba deverá ser preenchida o contato do cliente. Esse é o contato que será utilizado na configuração do contrato e é o contato da pessoa do financeiro.

  • Número Cliente
    • Deverá ser informado o número do cliente que foi preenchido na aba cliente.
    • Esse campo é obrigatório
    • Se o número do cliente repetir o sistema irá entender que o cliente possui mais de 1 contato
  • Nome
    • Para os clientes PJ informar o nome da pessoa que é responsável pelo pagamento dos honorários e das despesas. E para os clientes PF pode repetir o nome do cliente pois em muitos casos o cliente PF é quem realiza o pagamento dos honorários e das despesas.
    • Esse campo é obrigatório
  • Cargo
    • Informar o cargo do contato Ex: Analista Financeiro.
    • Esse campo não é obrigatório.
  • E-mail
    • Esse campo se refere ao e-mail do cliente;
    • Esse campo é obrigatório
  • País
    • Esse campo se refere ao código do país.
    • Esse campo não é obrigatório.
  • DDD
    • Deverá ser informado o código DDD do cliente.
    • É um campo obrigatório.
  • Número
    • Deverá ser informado o número do telefone do contato do cliente.
    • Recomendamos manter um padrão no preenchimento Ex: 7777-7777.
  • Ramal
    • Poderá ser informado o Ramal do contato do cliente.
    • Esse campo não é obrigatório.

Casos

Essa é a aba onde deverão estar os casos que serão migrados. Na migração padrão podemos migrar os casos Ativos e os casos encerrados. É de extrema importância que as informações estejam corretas e com o padrão de escrita. Pois da maneira que for preenchida a planilha é a maneira que o sistema irá migrar as informações.

  • Número Caso
    • Nesse campo deverá ser preenchido o número do caso.
    • Esse número será usado em todas as abas referente ao caso;
    • Não pode repetir esse número
    • Só poderá ser preenchido esse campo com número. Ex: 1, 2, e não Proc-001
    • É um campo obrigatório
  • Tipo de Caso
    • Informar o tipo de caso. Segue abaixo todos os tipos possíveis de preenchimento:
      • Administrativo;
      • Judicial Estadual;
      • Judicial Federal;
      • Judicial Trabalhista;
      • Consultivo;
      • Judicial Eleitoral;
      • Judicial Militar Estadual;
      • Judicial Militar União.
    • Número Cliente
      • Deverá ser informado o número do cliente que foi preenchido na aba cliente.
      • Pode repetir esse número. Se repetir o número entende-se que o cliente possui mais de um caso no Law Office;
      • Esse campo é obrigatório
  • Número Cliente no Law Office
    • Esse campo será preenchido somente para os casos onde o cliente já se encontra cadastrado no Law Office.
  • Área
    • Informar a área onde o processo será alocado
    • Esse campo é obrigatório
  • Nome da Pasta
    • Informar o nome da pasta onde o caso será alocado. Ex: “Processos Trabalhistas” se o caso for trabalhista.
    • Esse campo é obrigatório
  • Nome do Contrato
    • Informar o nome do contrato que o caso será alocado. Se o escritório possui um contrato de honorário para cada área ou para cada grupo de casos é interessante informar nesse campo.
    • Caso esse campo não for preenchido o sistema automaticamente irá criar um contrato como o nome do cliente e irá alocar todos os casos para esse contrato.
  • Título do Caso
    • Esse é o campo onde o cliente deverá informar o título do caso. Para os casos contenciosos os clientes geralmente preenchem esse campo com o nome da parte contrária. Mas fica a critério do cliente. E para os casos consultivos o nome do serviço que será feito.
    • Não é um campo obrigatório, porém esteticamente é interessante preencher esse campo.
  • Foro Temporário/Órgão
    • Na migração por planilha padrão não efetuamos a migração dos foros e varas. Porém para facilitar a vida dos usuários nós disponibilizamos o campo foro temporário para que o usuário preencha com a informação. Após a migração recomendamos que os casos ativos sejam revisados e preenchido o foro e a vara diretamente no Law Office.
    • Não é um campo obrigatório.
  • Fase
    • Informar a fase onde o caso se encontra
    • Não é obrigatório
  • Número Externo/ Nº do processo
    • Para os casos judiciais e Administrativos informar o número do processo.
    • Não é um campo obrigatório.
  • Segundo Número
    • Esse campo geralmente é utilizado para os casos judiciais antigos onde em alguns casos possuem um segundo número por exemplo “número de ordem”;
    • O preenchimento não é obrigatório.
  • Responsável
    • Informar o nome do usuário que será responsável pelo caso no escritório.
    • Esse é um campo obrigatório.
  • Data de Entrada
    • Informar a data de entrada do caso no escritório. Caso o cliente não possua a data sugerimos colocar a data da realização da migração.
    • Esse campo é obrigatório.
  • Data de Distribuição
    • Para os casos judiciais informar a data de distribuição do caso.
    • Esse campo não é obrigatório.
  • Valor da Causa
    • Para os casos Judiciais informar o valor da causa do caso
    • Esse campo não é obrigatório.
  • Valor Previsto da Causa
    • Para os casos Judiciais informar o Valor Previsto da Causa do caso
    • Esse campo não é obrigatório.
  • Valor de Contingência
    • Para os casos Judiciais informar o Valor Previsto da Causa do caso
    • Esse campo não é obrigatório.
  • Êxito/Perda
    • Esse campo o cliente deverá preencher com as seguintes informações:
      • Possível;
      • Provável;
      • Remoto;
      • Não Aplicável.
    • Envolvimento do cliente
      • Esse campo refere-se a posição do cliente no caso. Ex: Se o cliente entrou com a ação ele é classificado como “ativo”. E pode ser preenchido com os seguintes itens:
        • Ativo;
        • Passivo;
        • Terceiro;
        • Não é parte.
      • Esse campo é obrigatório o preenchimento.
    • Data de Encerramento (Casos encerrados)
      • Se for migrar casos encerrados é necessário informar a data de encerramento. Alguns clientes não sabem a data exata do encerramento, para esses casos recomendamos colocar a data da migração. Caso for preenchido esse campo automaticamente o sistema irá entender que esse caso será migrado como encerrado.
      • O preenchimento não é obrigatório
    • Data de previsão Encerramento
      • Informar uma data para a previsão de encerramento
      • Esse campo não é obrigatório.
    • Natureza
      • Informar a natureza do caso. Para os casos judiciais alguns clientes preenchem esse campo com o tipo da ação. E para os casos consultivos pode-se preencher com o tipo do serviço que será executado. Esse campo é um campo coringa pois ele aparece na tela “Caracterização” do Law Office e é de fácil visualização. Portanto se o cliente quiser colocar nele alguma informação importante que não possua no Law Office fique a vontade. E lembrando que todos os itens que forem preenchidos nessa coluna serão cadastrados no Law Office.
      • Não é um campo obrigatório.
    • Observações
      • Esse campo se refere as observações do caso. Colocar nesse campo alguma coisa extremamente importante. Informações processuais recomendamos colocar na aba “Andamentos” que iremos falar mais a frente.
      • Não é um campo obrigatório.

Complementos

O Law Office é um sistema que se permite criar campos. O interessante é que esses campos saem em relatório.

  • Número Caso
    • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
    • Esse campo é obrigatório
    • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 Dado complementar.
  • Nome do Complemento
    • Informar qual será o nome do campo que se está criando
    • Esse campo é obrigatório
  • Texto do Complemento
    • Informar o texto que será exibido no campo. Ex: Se estamos criando um campo PIS. Nesse campo iremos informar o número do PIS.
    • Esse campo é obrigatório
  • Tipo do Complemento
    • Deverá ser informado qual é o tipo do campo que será criado. Segue abaixo os tipos de campos que o sistema permite que sejam criados:
      • Seleção Unitária
        1. Se for escolhido esse tipo de campo será criado um campo que o usuário deverá preencher somente 1 item de uma determinada lista.
        2. Todos os itens desse campo serão inclusos numa lista;
      • Seleção Múltipla
        1. Se for escolhido esse tipo de campo, será criado um campo que o usuário deverá preencher mais de um item de uma determinada lista, porém o preenchimento da planilha será apenas com 1 item.
        2. Todos os itens desse campo serão inclusos numa lista;
  • Data
    1. Caso o campo criado seja do tipo data o usuário deverá preencher esse campo somente com uma data válida.
  • Texto
    1. Caso o usuário preencha o campo com o tipo “Texto” ele poderá digitar qualquer tipo de texto.
  • Número Inteiro
    1. Caso o usuário preencha o campo com o tipo “Número Inteiro” ele deverá preencher somente com número inteiro Ex: 1,2,3
  • Decimal
    1. Caso o usuário preencha o campo com o tipo “Decimal” ele deverá preencher somente com número decimal Ex: 1.55;2.87

Corresponsável

Nessa aba deverão conter os corresponsáveis dos casos. Se um determinado usuário for corresponsável por todos os casos da área que atua não é necessário preencher a planilha. Basta informar o seu consultor de implantação que ele lhe orientará como proceder nesta situação.

  • Número Caso
    • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
    • Esse campo é obrigatório.
    • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 corresponsável.
  • Funcionário
    • Deverá ser informado o nome do usuário que será eleito como corresponsável.
    • Esse campo é obrigatório.

Partes

Nessa aba deverá ser informada o nome de todas as partes dos casos. O preenchimento é valido somente para os casos judiciais e administrativos.

  • Número Caso
    • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
    • Esse campo é obrigatório.
    • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 parte.
  • Polo
    • É necessário informar o polo que a parte se encontra. Segue abaixo as partes que poderão ser preenchidas:
      • Ativo
      • Passivo
      • Terceiro
    • Esse campo é obrigatório
  • Tipo (PJ/PF)
    • Esse campo é o campo responsável pelo tipo da parte. Temos 2 opções de preenchimento:
      • PF
        1. Será preenchido o campo com a informação PF para as partes do tipo Pessoa Física.
      • PJ
        1. Será preenchido o campo com a informação PJ para as partes do tipo Pessoa Jurídico.
      • Esse campo é obrigatório.
    • Nome/Razão Social
      • Aqui será informado o nome do cliente.
      • Esse campo é obrigatório.
    • CPF/CNPJ
      • Deverá ser informado o CPF ou CNPJ da parte para a migração. É interessante colocar pontos, traço e barra para manter o padrão da informação.

Andamentos

Chegou a hora de preencher os andamentos que serão migrados. Segue abaixo a lista dos campos que deverão ser preenchidos.

  • Número Caso
    • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
    • Esse campo é obrigatório.
    • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 andamento.
  • Data do Andamento
    • Informar a data do Andamento
    • Esse campo é obrigatório.
    • Caso não souber essa data pode ser inserida a data da migração ou qualquer data.
  • Autor
    • Poderá ser inserido o nome da pessoa que cadastrou o andamento. Porém em muitos casos o usuário não possui essa informação. Para esses casos recomendamos colocar o usuário “Admin” como autor de todos os andamentos.
    • Esse campo é obrigatório.
  • Texto
    • Deverá ser informado o texto do andamento
    • Esse campo é obrigatório.
  • Classificação
    • Poderá durante esse processo classificar os andamentos. Se o cliente for querer classificar os andamentos basta preencher nessa coluna.
    • Esse campo não é obrigatório.

Pedidos

É possível efetuar a migração dos pedidos. Se você for querer migrar os pedidos basta preencher os campos abaixo sinalizados:

  • Número Caso
    • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
    • Esse campo é obrigatório.
    • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 pedido cadastrado.
  • Pedido
    • Esse campo refere-se ao nome do pedido. Ex: “FGTS, 13º Terceiro Salário”
    • Esse campo é obrigatório.
  • Valor do Pedido
    • Esse campo refere-se ao valor do pedido. Ex: “1000,00”
    • Esse campo é obrigatório.
  • Êxito/Perda
    • Esse campo o cliente deverá preencher com as seguintes informações:
      • Possível;
      • Provável;
      • Remoto;
      • Não Aplicável.
    • Esse campo é obrigatório.
  • Justificativa
    • Esse campo é um campo coringa que pode ser preenchido de várias maneiras. Ex: “Se está cadastrando um pedido 13º Terceiro nesse campo pode ser mencionado porque o cliente está pedindo esse pedido”
    • Esse campo não é obrigatório.

Agenda

Nessa aba que poderão ser migrados os eventos de agenda. Ex: “Prazo, Compromisso, Audiências”. Recomendamos a migração somente dos itens que ainda não foram cumpridas. Pois o sistema irá migrar todos os eventos como não cumpridos e irá preencher a agenda dos executores com itens já cumpridos. Para que o escritório não perca as informações dos prazos já cumpridos, recomendamos que essas informações sejam migradas para a aba andamentos, mencionada anteriormente.

  • Número Caso
    • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
    • Esse campo é obrigatório.
    • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 evento da agenda cadastrado.
  • Tipo
    • Segue abaixo os tipos de eventos de agenda que é possível migrar:
      • Compromisso
      • Prazo
      • Atividade Externa
      • Audiência
    • Esse campo é obrigatório.
  • Data do evento
    • Deverá ser informado a data do evento da agenda
    • Esse campo é obrigatório.
  • Assunto
    • Esse campo refere-se ao Assunto do evento. Ex: “Defesa, Agravo de Instrumento, Audiência Una”
    • Esse campo é obrigatório.
  • Executor
    • É necessário informar o usuário que irá ser o executor do evento
    • Esse campo é obrigatório.
  • Lembrete – Quantidade
    • O Law Office possui uma ferramenta que lembra com antecedência que o usuário tem um evento na agenda. E é nesse campo que você deverá informar a quantidade que quer ser avisado.
  • Lembrete – Tempo
    • Poderá ser informar qual a medida de tempo o usuário será informado. Segue abaixo as medidas:
      • Minutos
      • Horas
      • Dias
    • Descrição
      • Esse campo é o responsável pela descrição do evento.

Decisões

É possível migrar as decisões que o caso teve durante o curso do processo. Segue abaixo os campos que deverão ser preenchidos:

  • Número Caso
    • Deverá ser informado o número do caso que foi preenchido na aba caso.
    • Esse campo é obrigatório.
    • Se o número do caso repetir o sistema irá entender que o caso possui mais de 1 decisão cadastrado.
  • Decisão
    • Esse campo refere-se ao nome da decisão
    • Esse campo é obrigatório.
  • Data da Decisão
    • Esse campo refere-se a data da decisão
    • Esse campo é obrigatório.
  • Observação
    • Esse campo é um campo coringa que pode ser preenchido de várias maneiras. Ex: “Pode ser informado um resumo da decisão.”
    • Esse campo não é obrigatório.

 

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