Índice


Definições importantes

• Administrando a carteira de Clientes


Como utilizar

• Cadastro de Clientes

• Edição de Clientes

• Grupo de Clientes

 Definições importantes

Administrando a carteira de Clientes

No Law Office todos os clientes do escritório são identificados para facilitar a organização dos casos e da agenda relacionada a eles. Isso é feito no módulo “clientes” do sistema, um banco de dados detalhado e sempre pronto para aumentar a produtividade do advogado.

 Como utilizar

Cadastro de Clientes

Para inserir um novo cliente no Law Office, antes de mais nada o usuário deve acessar

Clientes > Lista de Clientes

         Você pode visualizar a lista no formato de cartão ou no formato de lista, clicando no botão “Alterar para lista/cartão”:

Na lista de clientes, clique no botão Novo > Cliente

Na nova janela, o Law Office pedirá as informações do novo cliente a ser cadastrado. Basta preencher os campos e clicar no botão próximo. Lembre-se de quanto mais informações forem preenchidas, maior a facilidade de acesso aos dados posteriormente. Portanto, procure preencher a maior quantidade de campos possível.

Dados Pessoais

• Pessoa Física ou Pessoa Jurídica
• Apelido ou Nome Fantasia
• País de origem
• Idioma
• CPF/CNPJ
• RG/Inscrição Estadual
• E-mail: e-mail de contato principal do cliente. Em seguida, será possível cadastrar contatos específicos, que terão seus próprios e-mails.
• Ramo de Atividade: o ramo de atividade do cliente é selecionado numa lista. Para alterar os itens desta lista, acesse Administração > Ramos de Atividade.
• Inscrição Municipal
• Trato confidencial: caso esta opção seja selecionada, somente os indicados como gerentes de conta do cliente poderão visualizar este cliente e seus casos dentro do Law Office. No entanto, verifique os perfis de acesso criados (Administração > Perfis de Acesso), uma vez que é possível atribuir a qualquer perfil a opção de visualizar os clientes com trato confidencial.

Endereço

• Tipo de Endereço: Comercial, Residencial ou Outro
• Logradouro
• Número
• Complemento
• Bairro
• Cidade
• Estado
• CEP

Telefone

• Tipo: Celular, Comercial, Residencial, Fax
• Código do País
• DDD
• Número
• Ramal
• Contato: pessoa de contato ao ligar neste telefone

Obs.: é possível cadastrar outros telefones posteriormente, bem como outros contatos.

Gerentes de Conta

• Gerente de conta: o gerente de conta do cliente, em geral, equivale ao “dono” do cliente dentro do escritório, ou o advogado que tenha trazido o cliente. O gerente de conta pode ser utilizado para cadastrar, por exemplo, regras de remuneração vinculadas a clientes, como comissionamento.

Informações para Faturamento

• Idioma: idioma que será utilizado na emissão de notas de honorários e despesas
• Moeda: moeda utilizada para cobrança deste cliente
• Grupo de Impostos: grupo de impostos que será aplicado às notas de honorários do cliente
• Forma de Pagamento
• Condição de Pagamento: vencimento das notas de honorários e despesas.

Obs.: estas informações são obrigatórias para a cobrança do cliente, mas podem ser preenchidas no contrato, caso prefira cadastrá-las neste segundo momento, selecione a opção “Não informar”.

Valor por KM rodado

• Valor por KM rodado: valor que será cobrado do cliente para despesas de KM

Conta de Acesso

• Conta de acesso: nome de usuário que será utilizado pelo cliente para acessar a sua página. Para configurar a página de acesso, utilize Administração > Parametrização > Página de Acesso.
• Observações: campo de observações livre do cliente, que pode ser utilizado para a inserção de qualquer outra informação relevante.

Contato

• Contato: nome do contato.
• Cargo
• E-mail
• Telefone

Obs.: é muito importante que seja inserido no Law Office em especial o contato de cobrança, para que o departamento financeiro tenha conhecimento de para quem serão enviadas as faturas de honorários e despesas. Ao cadastrar um cliente, é possível inserir um contato. No entanto, é possível acrescentar quantos quiser posteriormente.

Filial

• Identificação
• Endereço
• Telefone
• Contato

Obs.: a filial não é um item obrigatório e pode ser acrescentada depois. É possível acrescentar mais de uma filiar ao mesmo cliente. Importante notar que o Law Office permite o envio de cobranças para uma filiar ao invés de um cliente principal.

Com todos os campos preenchidos, clique em “Gravar”.

         Se deseja habilitar o painel de leitura na parte inferior da tela, clique no botão Painel de Leitura:

O cliente aparecerá na Lista de Clientes junto aos outros clientes cadastrados.

Edição de Clientes

Você pode editar as informações do cliente selecionando-o e clicando no botão “Editar”.

Para editar endereços, telefones, contatos e filiais, procure por estes dados nas abas, que ficam no painel de leitura inferior e clique no botão .

Para acrescentar novos telefones, endereço, contatos e filiais, utilize o botão “Novo” e preencha os campos.

Obs.: É importante não confundir os conceitos de telefone e contato do cliente. Os contatos são pessoas de contato do cliente; ao cadastrar um contato, você deve inserir não apenas o telefone, mas o nome, o cargo e o e-mail da pessoa. Ao cadastrar um telefone, você pode inserir o nome de um contato que irá falar naquele número, mas este dado não é obrigatório.

Inativar Clientes

Inativar um cliente consiste em torná-lo indisponível para quaisquer atividades relacionadas a ele. O processo de inativação também envia para arquivo-morto todos os casos, subcasos, recursos e incidentes do cliente.

Ao clicar em Inativar Cliente a seguinte tela é apresentada, nela são mostrados os casos que serão inativados e também é possível colocar o motivo da inativação.

Após clicar em Inativar o processo de inativação é finalizado. Para reativar o cliente é preciso filtrar a busca da lista de clientes por Inativos, selecionar o cliente, Editar e Reabilitar Cliente.

Obs: Ao reabilitar o cliente, os casos não são reabilitados também, sendo necessário reativar o caso separadamente. Nosso manual de Cadastro de Casos.

Grupo de Clientes

Afim de auxiliar o dia-a-dia da equipe financeira, o grupo de clientes pode ser criado para servir de filtro em várias situações no módulo financeiro, desde o faturamento, até a busca por faturas já emitidas e relatórios.
Para criar um grupo de clientes, siga os passos abaixo:

Clientes> Grupo de Clientes

Ao clicar em Novo é possível indicar o nome e os clientes que irão compor o grupo. Para editar nome, clientes, indicar o(s) gerente(s), inativar ou dissolver o grupo, basta usar o botão Editar.

Financeiro

Como dito anteriormente, os grupo de cliente podem ser utilizados como filtro no módulo financeiro, sendo comumente utilizados em:

Itens a Faturar: 

Notas Faturadas: 

Cobranças emitidas:

Também podem ser usados, por exemplo, em relatórios como Faturamento, na Central de Inteligência e no módulo Financeiro.

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Para tirar dúvidas ou nos enviar sugestões e reclamações, por favor, entre em contato com nossa equipe de relacionamento e suporte ao cliente através dos dados abaixo:

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