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Lançando despesas administrativas do escritório

Índice

Como utilizar
Contas financeiras
Previsão de pagamento
Habilitando e desabilitando a aprovação de baixas do Contas a Pagar

Precisa de ajuda?

 comoutilizar.png Como utilizar

O Law Office tem um completo mecanismo de gestão de despesas internas do escritório e você pode lançar contas a pagar através de dois caminhos:

Contas Financeiras 

Nesse caso, o sistema entende que a despesa já foi paga e a transação é imediatamente efetivada na conta financeira. Exemplo: saques e despesas pagas através de cartão de débito. 

Financeiro » Tesouraria » Contas Financeiras » Contas Financeiras » Novo Lançamento Financeiro » Contas a Pagar

Imagem1.jpg

Previsão de pagamento 

Nesse caso, o sistema entende que a despesa ainda não foi paga e aguarda o registro do pagamento para efetivar a transação na conta financeira. Exemplo: despesas fixas (conta de luz, telefonia, internet, etc).  

Financeiro » Contas a pagar »Previsão de Pagamentos » Novo » Contas a Pagar 

Imagem2.jpg

Esta é a primeira parte da nova tela de Contas a Pagar:

 

Vamos a descrição de todos os campos:

Fornecedor: Selecionar o Fornecedor (emissor da nota, boleto, fatura), que irá receber o pagamento (Fornecedores são cadastrados em Financeiro » Parametrização » Contas a pagar e receber » Cadastro de Fornecedores)

Conta financeira: De qual conta financeira o valor vai ser debitado.

Forma de pagamento:  De que maneira essa conta será Paga (Dinheiro, Cheque, Boleto, Transferência, etc...).

Data de vencimento:  Data máxima para pagamento do conta.

Data de emissão: Data em que o documento foi emitido.

Valor: Valor da Conta.

Desconto: Valor a ser descontado.

Juros: Valor dos Juros a serem calculados (em R$), se houver.

Multa:  Valor da multa, se houver. 

Nro. documento:  Número de identificação do documento.

Categoria: Informar qual o tipo de despesa sendo registrado, de acordo com as subcategorias criadas pelo sistema. Note que não é possível lançar despesas em categorias-pai. É possível selecionar múltiplas categorias para um mesmo lançamento, bastando clicar em Imagem3.jpgpara adicionar novas categorias. (Categorias são criadas em Financeiro » Parametrização » Contas a pagar e receber » Categorias e Subcategorias)

 Recorrência: defina se e como o lançamento se repete no tempo.

Ao terminar preenchimento e selecionar próximo teremos a segunda parte da tela:

Vamos a descrição de todos os campos:

Alocação de categorias selecionadas: É possível pesquisar todos os centros de custos onde os valores serão alocados.

Alocação por despesa: Aqui, o sistema lista as categorias selecionadas na tela anterior e pede que se arraste os centros de custo para as janelas de cada categoria dentro da despesa.

Centro de custo: a tela de contas a pagar introduz ao usuário o conceito de centro de custo, essencial para melhor controle dos gastos do escritório. Inicialmente, criamos um centro de custo para cada área que o escritório possui. Você pode editar os centros de custo em Central de Inteligência > Parametrização > Centros de custo.

Na terceira tela, temos a oportunidade de destacar impostos e descrever observações ao lançamento.

Na quarta parte e última está o campo para anexar documentos ou e-mails referentes à despesa.

Pronto! o cadastro da sua nova conta a pagar está concluído.

 

Habilitando e desabilitando a aprovação de baixas do Contas a Pagar

O Law Office conta com a opção de aprovação nas baixas dos pagamentos do Contas a pagar. Habilitando essa opção, sempre que uma despesa do escritório estiver na Previsão de Pagamentos, ao registrar o pagamento de uma dessas despesas, será necessário que o pagamento seja aprovado por um profissional indicado. Para configurar essa opção acesse:

 

Financeiro >> Alçadas de lançamentos >> Nova parametrização

Screenshot_7.png

 

A aprovação pode ser cadastrada para todas as categorias de despesas e áreas do escritório ou então para categorias e áreas específicas, além do valor da despesa e aprovador, sendo parametrizadas na tela a seguir:

Screenshot_8.png

 

Para desabilitar uma aprovação basta selecionar a aprovação em questão e clicar no ícone com um X no canto, porém todas as baixas registradas que tenham aprovação pendente ainda precisarão ser aprovadas.

 

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