Índice


Definições importantes

• O que é o relatório de análise de resultado do Law Office?


Configurações

• Configurando o Law Office para gerar o relatório corretamente


Você precisa saber

• Informações importantes sobre os cálculos

• Como os cálculos são feitos?


Como utilizar

• Como calcular o resultado de seu escritório

*Manual feito por Greg Araújo

 Definições importantes

O que é o relatório de análise de resultado do Law Office?

A análise de resultados é um relatório que calcula todas as receitas e despesas de um escritório, distribuindo-as em categorias e subcategorias (plano de contas) e nas áreas segundo regras definidas em centros de custos ou nos casos, contratos e clientes.

 Configurações

Configurando o Law Office para gerar o relatório corretamente

 Sabemos que a expectativa para ver seus resultados é alta, mas primeiro, vamos garantir que os resultados sejam distribuídos da forma correta. Temos duas configurações para fazer: (a) Centros de custo e (b) Casos, Contratos e Clientes.

Centros de custo

Os lançamentos que são distribuídos pelas configurações de centros de custo são:

• Contas a pagar (da tela de previsão de pagamento e direto pela conta financeira)
• Contas a receber (da tela de previsão de recebimento e direto pela conta financeira)

Para configurar os centros de custo precisamos ir em Central de Inteligência -> Parametrização -> Centros de custo.

Existem duas configurações possíveis:

Proporcional ao número de profissionais da área

Com está distribuição o valor será distribuído proporcionalmente para as áreas de acordo com a quantidade de profissionais que estão alocados nelas.

Importante lembrar que um profissional pode estar em mais de uma área, por isso é considerado o percentual definido para ele em alocações e áreas no quadro de profissionais. Se por algum motivo não existir um percentual definido a distribuição será igualitária entre as áreas marcadas.

Veja mais informações sobre o cálculo desta configuração na parte “Você precisa saber” deste manual.

Definir proporção

Este é o método em que você pode definir para cada centro de custo qual a proporção de distribuição pelas áreas, pode ser desde 100% para uma área ou uma distribuição igualitária entre todas as áreas. Não importa como você calcula a sua distribuição entre áreas você só precisar preencher este percentual na lista.

Se você não tem distribuições pré-definidas e analisa cada um dos lançamentos para defini-la, uma opção de configuração é ter um centro de custo para cada área com 100% de distribuição e no lançamento você inclui os centros de custo de cada área que irá participar da distribuição e define ali o percentual para cada uma.

Casos, Contratos e Clientes

Os lançamentos distribuídos pelas configurações de casos, contratos e clientes são:

• Despesas lançadas através de Home -> Gestão de despesas
• Recebimentos de faturamentos de honorários e despesas

O cálculo começa olhando a configuração do caso, nele será possível definir uma regra de alocação ou indicar que ele deve seguir o padrão do contrato, nesta segunda opção, ao olhar para o contrato temos a mesma situação, definir uma configuração específica ou seguir a regra do cliente, já no cliente será obrigatório definir uma das configurações descritas abaixo, elas podem ser configuradas individualmente ou em massa.

Para configuração Individual você precisa ir em:

Casos -> Árvore de casos -> Seleciona o caso -> Revisar -> Alocação do resultado

O padrão para novos casos é “Utilizar padrão contrato”

Cliente -> Contrato -> Seleciona o contrato -> Editar -> Alocação do resultado

O padrão para novos contratos é “Utilizar padrão do cliente”

Cliente -> Lista de cliente -> Seleciona o cliente -> Editar -> Alocação do resultado

O padrão para novos clientes é “Origem do caso”

Para a configuração em massa:

Financeiro -> Parametrização -> Tesouraria -> Configuração de alocações

Nesta distribuição temos três tipos de regras que podem ser selecionadas:

Origem do caso

Todo valor de lançamento será distribuído para a área do caso.

OBS.: Se esta for a configuração definida e existirem regras de cobrança de valor fixo e fixo recorrente cadastradas no contrato, o valor será dividido entre as áreas de todos os casos ativos no mês de competência indicada no faturamento da regra (não considera recursos, incidentes ou subcasos). Para todos os outros tipos de regras do contrato é obrigatório ter um caso vinculado a um fato gerador de faturamento, por isso, esta distribuição só ocorre em fixo ou fixo recorrente cadastrado em contrato.

Fixo

Igual a regar de definir proporção dos centros de custo, a regra fixa irá distribuir os valores para as áreas de acordo com os percentuais que você definir.

Área do profissional

Nesta configuração os valores das horas lançadas nos casos são distribuídos para as áreas em que o profissional está alocado, semelhante ao que ocorre para a configuração de centro de custo por número de pessoas, ou seja, o percentual do profissional para cada área também é considerado, por exemplo, se o profissional A está divido 70% em uma área e 30% em outra os seus lançamentos serão distribuídos para estas áreas na mesma proporção.

OBS.: Mesmo selecionando esta configuração, você é obrigado a indicar um percentual de alocação para as áreas como é feito na distribuição fixa, esta distribuição será aplicada para qualquer outro valor faturado no caso, contrato, cliente que não seja hora ou despesa.

Tabela padrão para regras de horas progressiva / regressiva

Quando tivermos a configuração de área do profissional e o faturamento for de uma regra de cobrança progressiva / regressiva podem existir horas vinculadas a faixas fixas o que impede de definir uma hora para o lançamento, neste caso precisamos encontrar o percentual de contribuição do profissional na nota, para obter este percentual precisamos identificar a importância de cada profissional através do seu valor padrão de hora. (Veja informações detalhadas sobre contribuição do profissional na seção “Você precisa saber” deste manual).

Para configurar a tabela padrão do escritório vá em Administração -> Parametrização -> Editar -> Informações adicionais -> Selecione a tabela no campo “Tabela de preço padrão do escritório”

 Você precisa saber

Informações importantes sobre os cálculos

Antes de entender os cálculos temos que ter em mente os seguintes pontos:

• Valores calculados: Somente valores recebidos, pagos e efetivados são considerados para cálculo;
• Momento do cálculo: O cálculo não é instantâneo ele é feito em períodos que podem variar de acordo com demanda ou performance do banco de dados. No primeiro cálculo iremos calcular todos os períodos possíveis para sua base, após, os cálculos vão considerar apenas o período de 2 meses, partindo do princípio de que período anteriores não devem sofrer ajustes para que os dados permaneçam confiáveis. (para mais informações consulte as observações na tela do relatório ou o suporte da Lawsoft);
• Despesas e Despesas Faturadas: As despesas do caixinha são consideradas em despesas e o reembolso destas despesas pelo cliente que é o faturamento de despesas é calculado como uma receita;
• Estorno: O estorno segue o mesmo padrão que o cálculo da nota, com a diferença de que o valor será negativo e com a categoria de estorno. O estorno será mostrado na mesma competência da nota se a visualização for por competência, se você visualizar por caixa, o estorno será mostrado no mês em que ele ocorreu.
• Fator LB (líquido bruto): Nas distribuições de faturamento será comum vermos este fator mencionado, ele é um cálculo usado para aplicar a proporção do valor líquido a todos os lançamentos e ou regras de cobrança de uma nota.

Como os cálculos são feitos?

Centros de custo

Proporcional ao número de profissionais da área

Resultado da “área 1” é igual ao valor do lançamento multiplicado pela soma do percentual de alocação dos profissionais na “área 1” dividido pela soma do percentual de alocação dos profissionais de todas as áreas.

Definir proporção

Resultado da “área 1” é igual ao valor do lançamento multiplicado pelo percentual de alocação definido para “área 1”.

Casos, Contratos e Clientes

Origem do caso

Para despesas do caixinha:

O resultado da “área 1” é igual ao valor do lançamento multiplicado pela soma do percentual de alocação da despesa para os casos da “área 1” indicados nela.

Onde:

Para notas de despesas:

O resultado da “área 1” é igual ao valor da despesa multiplicado pelo percentual pago da nota multiplicado pelo fator líquido bruto (divisão do valor líquido pelo valor bruto da nota) multiplicado pela soma do percentual de alocação dos casos desta área indicados nas despesas.

Onde:

Para notas de honorários:

O resultado da “área 1” é igual ao valor considerado multiplicado pelo percentual pago da nota multiplicado pelo fator líquido bruto (divisão do valor líquido pelo valor bruto da nota).

Onde:

Fixo

Para despesas do caixinha:

O resultado da “área 1” é igual ao valor do lançamento multiplicado pelo percentual de alocação definido para a “área 1”.

Para notas de despesas:

O resultado da “área 1” é igual ao valor do lançamento multiplicado pelo percentual pago da nota multiplicado pelo percentual alocado para “área 1” multiplicado pelo fator Líquido bruto (divisão do valor líquido pelo valor bruto da nota).

Onde:

Para notas de honorários:

O resultado da “área 1” é igual ao valor considerado multiplicado pelo percentual pago da nota multiplicado pelo percentual alocado para a “área 1” multiplicado pelo fator Líquido bruto (divisão do valor líquido pelo valor bruto da nota).

Onde:

Área do profissional

Para estes casos sempre considerar que percentual de alocação é o percentual indicado para o profissional no quadro de profissionais

Para despesas do caixinha:

O resultado da “área 1” é igual ao valor do lançamento multiplicado pelo percentual de alocação definido no profissional para a “área 1”.

Para notas de despesas:

O resultado da “área 1” é igual ao valor do lançamento multiplicado pelo percentual pago da nota multiplicado pelo percentual alocado no profissional para “área 1” multiplicado pelo fator Líquido bruto (divisão do valor líquido pelo valor bruto da nota).

Onde:

Para notas de honorários:

O resultado da “área 1” é igual ao valor considerado multiplicado pelo percentual pago da nota multiplicado pelo percentual alocado no profissional para a “área 1” multiplicado pelo fator Líquido bruto (divisão do valor líquido pelo valor bruto da nota).

Onde:

Pontos de atenção para a distribuição de Área do profissional:

• Valor Considerado: é o valor do lançamento após a aplicação de todas as variáveis possíveis que podem influenciar o valor final de um lançamento, como descontos, limites, regras progressiva/regressiva etc.
• Regra progressiva / regressiva: existem diversas variáveis, como faixas de valor fixo, faixas de horas com desconto ou acréscimo e faixas com diferentes tabelas de preço. No faturamento a definição de horas em cada faixa é sempre pelo critério hereditário, o que pode fazer com que um estagiário tenha vários lançamentos em uma tabela com valor superior a um sócio que trabalhou posteriormente no mesmo caso, o que não resultaria em uma distribuição justa se considerarmos apenas o cálculo “quantidade de horas * valor da hora”. Para resolver este problema precisamos identificar o valor de contribuição de cada profissional para a nota faturada, este valor nada mais é do que identificar o quanto o profissional contribuiu para o valor total do faturamento de uma nota levando em conta a quantidade de horas lançadas dele e o seu valor padrão sobre o total de horas lançadas e o valor total da regra de cobrança. Neste tipo de cálculo o valor da hora do profissional será sempre diferente, mas representará corretamente a importância do trabalho de cada um para a obtenção do valor final da nota.

O percentual de contribuição do profissional em cada nota é igual ao (Número de horas multiplicado pelo Valor da hora da tabela padrão) dividido pela Soma do (Número de horas de cada profissional multiplicado pelo Valor da hora da tabela padrão de cada profissional).

Após chegarmos ao percentual de contribuição do profissional podemos identificar o valor considerado para cálculo, que nada mais é do que aplicar a contribuição do profissional limites, descontos e adiantamentos.

• Limites, descontos e adiantamentos: o percentual de limites, descontos e adiantamentos é dividido por todos os lançamentos, ou seja, se existe um desconto que representa 10% do valor da nota, todas os lançamentos serão descontados em 10%, isso também vale para acréscimos, como nos casos de limite mínimo para faturamento.
• Banco de horas: No caso de banco de horas apenas um valor é faturado e a diferença é deixada para um faturamento posterior, mas nem sempre é possível saber quando ou até mesmo se este valor será mesmo faturado, para resolver esta questão estamos considerando todas as horas para a distribuição tanto do primeiro faturamento quanto do segundo, ou seja, em uma nota de R$ 2.000,00 em que R$ 1.000,00 são faturáveis e R$ 1.0000,00 são de banco de horas, vamos distribuir o recebimento por todos os lançamentos, neste exemplo é como se todas as horas tivessem um valor 50% menor que o faturado, quando o banco de horas for faturado, o mesmo será feito, assim se existir alguma área que não tem lançamento no primeiro faturamento, ela também participa da distribuição e não fica aguardando a incerteza de um possível faturamento do banco de horas.
• Adiantamentos: Os adiantamentos utilizados em faturamento não serão considerados para distribuição, pois o valor do adiantamento já foi registrado em um recebimento avulso anterior ao faturamento, como este valor já está distribuído segundo as regras do centro de custo, incluir ele no faturamento seria duplicar a distribuição. Tenha cuidado para alocar o valor do adiantamento nas mesmas áreas para qual ele será utilizado no faturamento.

 Como utilizar

Como calcular o resultado de seu escritório

Após realizar a configuração e entender como todas os cálculos são feitos vamos verificar o resultado do seu escritório.

O relatório de análise de resultado está em Financeiro -> Relatórios -> Análise de resultados.

A) Busca por: filtro para buscar os resultados por Competência do faturamento e data das despesas ou por data de recebimento e pagamento;

B) Período: indicar qual o período será buscado de acordo com o selecionado no item anterior;

C) Agrupar por: escolha se os itens serão agrupados pela competência faturamento e data das despesas ou por data de recebimento e pagamento;

D) Gerar relatório: clique neste botão para gerar a visualização;

E) Manual: clique neste botão para ter acesso a este manual quando quiser;

F) Observações: abre janela com dicas e resumos de itens importantes deste manual;

G) Pendências para geração do relatório: mostra janela com erros que impedem o cálculo ou que apenas desconsidera algum valor por estar configurado de forma errada;

H) Mostra a data do último cálculo para a sua base;

I) Selecione visualização por área ou por categoria;

J) Exporta a visualização atual par ao Excel.

A visualização é sempre agrupada por mês

O item de agrupamento principal sempre mostra a soma de todos os itens subordinados.

 Precisa de ajuda?

Para tirar dúvidas ou nos enviar sugestões e reclamações, por favor, entre em contato com nossa equipe de relacionamento e suporte ao cliente através dos dados abaixo:

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