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Integração com Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

definicoes.png Definições importantes

A partir de 07/08/2017 os escritórios de advocacia situados na cidade de São Paulo deverão a emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.

Para facilitar o dia-a-dia da equipe financeira estamos disponibilizando uma integração via arquivo remessa entre o Law Office e o sistema de emissão de notas fiscais da prefeitura de São Paulo (se o seu escritório não está sediado na cidade de São Paulo não se preocupe que logo disponibilizaremos este serviço para outros municípios).

 

configuracoes.png Configurações

Configurações Prévias

Para começar a utilizar a integração primeiro precisamos realizar algumas configurações no Law Office.

Em Administração -> Empresa/Filial -> Editar -> Editar Empresa/Filial, iremos editar a empresa cadastrada sediada em São Paulo.

Empresa_Filial.jpg

Na primeira página você precisará incluir a Inscrição Municipal do seu escritório, caso ela ainda não tenha sido preenchida, no campo CCM com apenas 8 dígitos e sem o hífen, e clique em próximo.

Empresa_Filial_1_tela.jpg 

Será necessário abrir a lista de estado e selecionar o Estado SP, mesmo que ele já esteja selecionado. Perceba que ao remarcar o Estado, o campo cidade deixará de ser um texto livre e será convertido em lista, nesta lista selecione a cidade São Paulo.

Empresa_Filial_2_tela.jpg

Depois de selecionar a cidade e clicar em próximo, você poderá validar o telefone se tudo estiver correto apenas clique em próximo.

No último passo desta configuração teremos a tela de configuração do código de serviço, situação da fatura e texto do serviço.

Imposto1.jpg

Ao deixar a marcação de que esta empresa é um escritório de advocacia, no campo Código de Serviço será possível selecionar apenas os 3 códigos possíveis para advogados na cidade de São Paulo. (Se você possui uma empresa cadastrada no Law Office que não utiliza os códigos de advocacia, desmarque a opção "Esta empresa é um escritório de advocacia" que você conseguirá selecionar qualquer um dos códigos disponibilizados pela prefeitura de São Paulo).

Empresa_Filial_3_tela_A.jpg

Pontos de Atenção:

A) Confirme o código que deve ser utilizado para o seu escritório com os sócios e/ou contabilidade.

B) Confirme a situação do ISS de acordo com instruções da prefeitura de São Paulo.

C) O texto de discriminação do serviço é sempre um texto padrão para todas as notas e com o limite de 1000 caracteres, a descrição detalhada continuará a ser na fatura do Law Office.

D) Para efeitos da Lei 12.741/12 indique o percentual total de impostos e a fonte de onde a informação foi retirada.

 

 comoutilizar.png Como utilizar

Geração do arquivo de integração através do Law Office 

Após realizar essa configuração iremos gerar o arquivo das notas faturadas do Law Office para encaminhar a prefeitura.

Em Financeiro -> Notas faturadas, você deve realizar um filtro selecionando o período das notas que serão encaminhadas para a prefeitura. Agora clique no botão NFS-e que fica na parte superior da tela e selecione a opção exportar.

Notas_faturadas_2.jpg

O Law Office abrirá uma nova janela apenas com as notas que possuem numeração, pois para envio a prefeitura é obrigatória a informação do número da nota (Número da RPS) e data de emissão. Nesta tela você pode escolher apenas as notas que deseja faturar e se existir mais de uma empresa filtrada, será gerado um arquivo por empresa. Após selecionar as notas que deseja enviar, clique em Gerar arquivo NFS-e.

Notas_faturadas_3.jpg

Será solicitado que você salve o arquivo em algum local do seu computador.

Notas_faturadas_4.jpg

Após salvar em seu computador, você conseguirá ver através da coluna Arquivo Nota Fiscal o nome do arquivo gerado.

Notas_faturadas_5.jpg

O arquivo salvo em seu computador deve ser enviado para a prefeitura através do site da NFS-e da cidade de São Paulo. Abaixo mostraremos alguns pontos importantes do site da prefeitura, no entanto este manual não substitui o manual da própria prefeitura de São Paulo referente a acessos e utilização de seu sistema.

Envio do arquivo para o site da Prefeitura de São Paulo  

Para envio do arquivo à prefeitura, entre no site e realize o acesso com sua certificação. Após o acesso você deve ir em "Envio de RPS em Lote".

Prefeitura_1.jpg

Na tela que abrir você deverá selecionar o arquivo gerado pelo Law Office. Se a opção "Processar automaticamente arquivos validados com sucesso", estiver selecionada, ao clicar em "enviar" as notas serão geradas automaticamente. Se essa opção não estiver marcada você passará por uma tela de verificação antes de emitir as notas.

Prefeitura_2.jpg

Após o envio e geração das notas você verá esta tela de validação.

Prefeitura_3.jpg

 

Retorno do arquivo para o Law Office

Para identificar no Law Office as notas geradas na prefeitura, teremos que exportar um arquivo de retorno, para isso no site na NFS-e, vá em Exportação de NFS-e, selecione NFS-e Emitidas, o período, o tipo "TXT Retorno" e o layout "Layout V.004". Atenção o Law Office aceita apenas o tipo e layout indicados.

O arquivo será salvo em seu computador.

Prefeitura_5.jpg

Após gerar o retorno, vá até o Law Office -> Financeiro -> Notas Faturadas -> Botão NFS-e -> Opção Retorno.

Notas_faturadas_6.jpg

O Law Office pedirá que você selecione o arquivo gerado pelo site da prefeitura

Notas_faturadas_7.jpg

Após processar o Law Office irá retornar com as notas identificadas e conciliadas.

Notas_faturadas_8.jpg

As notas conciliadas via arquivo ficarão com o número da NFS-e em verde na tela de notas faturadas do Law Office.

Notas_faturadas_9.jpg

Caso prefira, ou já tenha notas emitidas fora da integração você também pode realizar o vínculo manual da numeração do Law Office com a numeração da prefeitura. Neste caso o número de vínculo ficará em preto.

Notas_faturadas_10.jpg

 

Notas_faturadas_11.jpg

 

Notas_faturadas_12.jpg

 

Link's importantes

Manual de acesso PJ NFS-e: http://notadomilhao.prefeitura.sp.gov.br/cidadao/informacoes-gerais/manuais-arquivos/manual_nfe_pj.pdf/@@download/file/Manual_NFe_PJ.pdf

Perguntas e Respostas Prefeitura de São Paulo:   http://notadomilhao.prefeitura.sp.gov.br/cidadao/informacoes-gerais/perguntas-e-respostas

Legislação: http://notadomilhao.prefeitura.sp.gov.br/cidadao/informacoes-gerais/legislacao

 

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