Índice

Definições importantes

• Envio de cobranças por e-mail

Configurações

• Cadastro de contatos

• Liberação no contrato

• Configuração do e-mail

Você precisa saber

• Teste essa ferramento antes de começar a usar

Como utilizar

• Envio de pré-faturas por e-mail

• Envio de cobranças por e-mail (fatura, boleto e NFS-e)

 Definições importantes

Envio de cobranças por e-mail

A partir da versão 108, disponibilizamos uma nova funcionalidade no Law Office, que é o envio de faturas e pré-faturas (tanto NHs quanto NDs), boletos e notas fiscais (NFS-e) por e-mail.

Com esta funcionalidade, você não precisará mais abrir seu e-mail para enviar as cobranças. Dentro do próprio Law Office você poderá disparar os e-mails com seu texto personalizado e todos os documentos (fatura, boleto e nota fiscal).

 Configurações

Cadastro dos contatos

Para configurar seus envios de e-mail de cobrança, primeiramente precisamos garantir que os contatos dos clientes que receberão o e-mail estão cadastrados e atualizados. Vá ao módulo Clientes > Lista de Clientes > Selecione o cliente > vá na aba Contatos > Clique na “canetinha” > e insira os dados do contato que será o destinatário de seus e-mails, conforme exemplo abaixo:

Liberação no contrato

Em seguida, precisamos liberar o contrato do cliente para envio de e-mails e indicar quais os contatos do cliente que serão os destinatários.

Para isso, vá até o Módulo Clientes > Contratos > Selecione o cliente que deseja enviar a nota por e-mail > Editar > Parametrização e habilite a opção “e-mail faturamento”;

Feito isso, atualize a sua tela e, ainda com o contrato selecionado, clique em Editar > Destinatário e adicione o destinatário para honorários e despesas > Gravar.

Obs.:  Ao marcar “Os mesmos destinatários de honorários”, não é necessário adicionar manualmente o destinatário para cobrança de despesas.

Configuração do e-mail

Agora, precisamos configurar o e-mail que será enviado. Vá no Módulo Administração > Fluxo de Informações > E-mail.

Preencha as informações de envio de e-mail, como o Servidor de e-mail, a Porta, e, se necessário, marque a opção “SSL”.

Importante: Verifique com o departamento de T.I. de seu escritório qual a configuração correta de e-mail para o escritório.

Insira também o usuário que será o remetente dos e-mails e a senha de acesso ao e-mail. Em geral, recomendamos utilizar o e-mail do departamento financeiro do escritório.

Abaixo, segue um exemplo feito com as nossas configurações em uma base de testes:

Importante: Em seguida, não se esqueça de preencher os assuntos e o corpo dos e-mails de pré-faturamento, honorários e despesas, que serão o assunto e o texto dos e-mails enviados automaticamente.

Para o corpo do e-mail, podem seguir a linha de nossa sugestão abaixo:

"Prezado(s),

Estamos enviando fatura, nota fiscal NFS-e e boleto referente ao faturamento deste mês.
Qualquer dúvida entre em contato com XXXXXXXXXXXXXXXXX

Atenciosamente.
Equipe do financeiro do escritório"

 Você precisa saber

Teste essa ferramenta antes de começar a usar

Por ser uma ferramenta delicada e que envolve cobranças e contatos automáticos com seu cliente, é imprescindível que você teste essa funcionalidade antes de iniciar o uso com seus clientes. Envie e-mails com NH, ND, boleto e NFS de testes para seu próprio escritório antes de começar a fazer o envio para seus clientes.

 Como utilizar

Envio de pré-faturas por e-mail

Além de enviar NH e ND faturadas por e-mail, você também poderá enviar uma pré – fatura para o cliente direto da tela de fluxo de faturamento.

Para enviar uma pré - fatura por e-mail, vá até o Módulo Financeiro > Faturamento > Fluxo de Faturamento > Selecione o cliente que configurou para enviar a nota por e-mail > E-mail > Enviar:

Aguarde até receber a confirmação de envio:

Envio de cobranças por e-mail (fatura, boleto e NFS-e)

Para enviar uma NH ou ND já faturada, um boleto e NFS-e por e-mail, vá até o Módulo Financeiro > Faturamento > Notas Faturadas > Selecione o cliente que configurou para enviar a nota por e-mail > E-mail > Enviar:

Aguarde até receber a confirmação de envio:

Importante: a fatura (NH ou ND) sempre será enviada após a ação de envio de e-mail acima. O boleto e a nota fiscal só serão enviados se tiverem sido emitidos anteriormente pelo sistema. Caso os três documentos estejam emitidos, serão todos enviados automaticamente.

Para saber mais sobre o sistema de emissão de notas fiscais, acesse nosso manual: https://suporte.lawsoft.com.br/hc/pt-br/articles/1500000207881-Emiss%C3%A3o-de-Notas-Fiscais-pelo-Law-Office

Se quiser saber mais sobre envio de boletos, consulte a sessão: https://suporte.lawsoft.com.br/hc/pt-br/articles/207048623-Gera%C3%A7%C3%A3o-de-Arquivo-Remessa-Boletos-

Uma outra novidade é que, na tela Notas Faturadas, na aba e-mail, você poderá verificar se o e-mail já foi enviado para o cliente.

 Precisa de ajuda?

Para tirar dúvidas ou nos enviar sugestões e reclamações, por favor, entre em contato com nossa equipe de relacionamento e suporte ao cliente através dos dados abaixo:

   suporte@lawsoft.com.br

  +55 11 3709-2130