Definições importantes

O que é a revisão de faturas?

A revisão de faturas é utilizada para aprovar e revisar lançamentos e cobranças de honorários antes de enviar a fatura para os clientes.

A revisão é bastante comum em cobranças por hora (time sheet), em que sócios e gestores desejam revisar as horas dos profissionais antes de enviar para o cliente. No entanto, o Law Office permite revisar qualquer outro tipo de cobrança de honorários (como cobranças por número de casos ou evento) e até mesmo despesas reembolsáveis.

 Configurações

Como indicar quem são os revisores

A revisão de faturas é efetuada pelo revisor ou revisores. O revisor é item de preenchimento obrigatório no cadastro do contrato de honorários e pode ser visualizado e alterado em Clientes > Contratos > Editar > Revisores:

É possível indicar revisores diferentes para honorários e despesas.

Cada revisor terá um perfil de revisão, que determina o que este revisor será capaz de alterar durante seus processos de revisão. Por exemplo, é possível dizer que um advogado pode revisar textos das horas lançadas, mas não pode alterar os tempos ou valores. Os perfis de revisão são criados e editados em Financeiro > Perfis de Revisão.

É possível determinar mais de um revisor para um contrato (criando um fluxo de revisão), mas, neste caso, a revisão sempre será de um e depois do outro, nunca todos os revisores ao mesmo tempo.

Para saber mais sobre o cadastro de contrato acesse nosso manual:

https://suporte.lawsoft.com.br/hc/pt-br/articles/360036216014-Cadastro-de-Contratos-de-Honor%C3%A1rios

 Como utilizar

Enviar itens para revisão

Para iniciar um processo de revisão de faturas, antes de mais nada o responsável pelo financeiro deve enviar a cobrança para revisão. Para fazer isso, acesse Financeiro > Itens a Faturar. A tela de Itens a Faturar mostra todas as cobranças que estão pendentes para o período selecionado:

Para iniciar o processo de revisão, selecione os itens que devem ser revisados e clique em Enviar para revisão:

A revisão não é obrigatória, ou seja, se desejar, o financeiro pode faturar direto o item, sem revisá-lo.

Feito isso, as cobranças selecionadas entram em processo de faturamento e podem ser visualizadas nas telas Fluxo de Faturamento e Revisão de Faturas. Neste manual, iremos focar na tela Revisão de Faturas, que é usada pelo revisor do contrato para fazer suas alterações.

Para usuários avançados

*Caso haja interesse em separar a cobrança de um mesmo cliente em mais de uma fatura, os itens devem ser enviados separadamente para a revisão. Se enviados juntos, não é possível separar a cobrança de casos ou contratos diferentes, a não ser que existam grupos de impressão já configurados.

**Se o escritório trabalhar com faturamento em grupos, é possível criar Grupos de Contratos no módulo Clientes, que poderão ser filtrados na tela de Itens a Faturar.

Como fazer a revisão de faturas

Para revisar uma fatura vamos acessar Home > Revisão de Faturas ou Financeiro > Revisão de Faturas:

A tela Revisão de Faturas demonstra todas as cobranças que o usuário é o revisor. Caso seu objetivo seja efetuar a revisão de itens que outro profissional é revisor, é possível alterar o profissional no botão Funcionário, marcado abaixo (esta possibilidade requer perfil de acesso habilitado):

A tela de revisão divide as cobranças por Cliente e Contrato (a e b). Além disso, é possível visualizar o valor original da cobrança, o valor após a revisão e o percentual da diferença entre estes dois valores (c, d e e).

Para iniciar a revisão de um item, comece dando um clique duplo em cima da cobrança que será revisada – uma nova janela irá abrir demonstrando mais detalhes a respeito da cobrança. As abas na parte de cima indicam as informações que estão disponíveis:

Nas primeiras abas são exibidos os tipos de regra de cobrança (Time-Sheet, Valor Fixo, etc) e será nessa aba que você irá realizar as revisões.

Na aba Regras de Faturamento podemos verificar as informações do(s) pagador(es) dessa nota e eventuais adiantamentos de honorários que ele tenha feito.

A aba Resumo contém algumas informações sobre a regra de cobrança, como o limite da regra (no caso de regras por hora) e quanto já foi faturado por esta regra de cobrança.

Esta é a tela em que as alterações deverão ser realizadas. Para editar um lançamento, clique nele e, em seguida, clique no botão Editar para liberar o lançamento para edição.

Uma vez liberado, será possível alterar várias informações do lançamento, como a data, descrição da atividade, profissional lançador, valor da hora, entre outras informações. Uma vez realizadas as alterações necessárias, basta clicar em Salvar e passar para o próximo lançamento.

As edições marcadas no print anterior merecem uma atenção especial:

1. Faturável: Caso desmarque esta opção, o lançamento não aparecerá na nota, mas ainda assim será faturado junto com ela. Lembre-se que, para fins de soma de número de horas faturados ou remuneração variável, este lançamento ainda será considerado.
2. Hora: O campo valor da hora irá alterar o valor daquele lançamento de hora específico e, consequentemente, o valor total da fatura. Caso o valor seja alterado para 0,00, o lançamento ainda aparecerá na fatura, com valor zerado. Da mesma forma que no item anterior, estas horas ainda serão consideradas como faturadas, ainda que tenham valor 0,00.
3. A faturar: A opção A faturar altera o número de horas que será faturado e, consequentemente, também o valor total da fatura. Só será cobrado do cliente o número de horas final preenchido neste campo. Para fins de soma de horas faturadas e remuneração variável, também será este o número de horas considerado, e não o número de horas lançadas originalmente.
4. Postergar: A opção postergar irá fazer com que o lançamento volte para a etapa de pré-revisão de faturas (Itens a Faturar) e não seja cobrado na fatura que está sendo revisada.
5. Reverter: O botão Reverter permite voltar atrás caso um lançamento tenha sido postergado por engano.
6. Comentários do revisor: É possível adicionar comentários dentro de cada lançamento para que outros revisores ou até mesmo o próprio usuário possa verificar posteriormente. Importante lembrar que é possível estabelecer um fluxo de revisão, em que diferentes profissionais realizam a revisão de uma fatura, um de cada vez. Uma vez faturada a nota, o comentário não estará mais disponível para verificação, a não ser que ela seja cancelada.

Os itens que forem alterados ficarão marcados na tela de revisão de faturas. Um mouseover sobre o lançamento permite verificar como o lançamento era originalmente:

Para usuários avançados

*Se forem verificados lançamentos de hora que não serão cobrados, é possível emitir uma fatura com valor 0,00, como forma de processar estas horas e retirá-las do fluxo de faturamento. Para fazê-lo, é necessário zerar os lançamentos no botão “Vl. Hora” e marcar todos como “Faturável” para possibilitar o faturamento com valor 0,00.

**Especialmente se seu escritório usa ou pretende usar a ferramenta de remuneração variável ou deseja fazer análise de produtividade a partir das informações do Law Office, é importante que o revisor tenha conhecimento detalhado desta parte e saiba diferenciar adequadamente quando deve desmarcar a opção faturável, quando deve alterar o número de horas e quando deve postergar o lançamento, pois tudo isso gera consequências na remuneração dos advogados.

***Se as horas não devem ser consideradas para fins de remuneração, é importante que o número de horas em “A faturar” seja zerado.

Opções adicionais

Na parte de cima da tela de revisão, opções adicionais são disponibilizadas:

1. Visualizar Nota: Este botão gera uma pré-visualização do resultado final da fatura, já com as alterações efetuadas pelo usuário. Você pode utilizar esta opção se tiver dúvida de como as alterações ficarão disponíveis para o leitor final.
2. Exportar Dados: Esta opção exporta, para formato de planilha, os lançamentos que constam no cliente e contrato selecionados pelo usuário.
3. Delegar Revisão: Utilize este botão para enviar a revisão para outro profissional. O profissional será notificado prontamente de que uma revisão foi delegada a ele ( esta notificação deve estar habilitada no sistema).
4. Questionar: Utilize esta opção se deseja questionar um lançamento de time-sheet para um profissional específico. O profissional será prontamente notificado de que foi questionado a respeito de um lançamento na revisão de faturas e, para verificar o questionamento, ele deve acessar a tela Revisão de Faturas e selecionar o filtro de revisões “Onde fui questionado”.
5. Transferir: O botão transferir é utilizado para alterar o caso, contrato e/ou cliente em que um lançamento de hora foi efetuado. É possível selecionar diversos lançamentos e transferi-los em massa para outro caso. É importante ter cuidado, já que o lançamento será enviado para revisão do profissional que é responsável pela revisão do novo contrato, que pode ser alguém diferente de você.
6. Editar: O botão Editar é subdividido em três novas opções:

f.1: Pagadores: A edição do pagador irá alterar o cliente responsável pelo pagamento da fatura. É possível indicar mais de um pagador, dividindo o valor entre eles. O novo pagador deve estar cadastrado na lista de clientes do sistema. A alteração do pagador também pode ser realizada pelo profissional do financeiro antes de faturar a nota.

f.2: Fluxo de Revisão: É possível alterar o fluxo de revisão de um contrato através deste botão, acrescentando ou retirando revisores.

f.3: Editar selecionados: Esta opção permite a alteração em massa de lançamentos de timesheet. Basta selecionar os lançamentos que deverão ser editados, selecionar esta opção e indicar qual a alteração que deve ser feita.

1. Finalizar Revisão: Uma vez que a revisão tenha sido realizada, o revisor deve clicar em Finalizar Revisão. Caso o fluxo determine que há outro revisor para este contrato, a revisão passará automaticamente para este próximo revisor. Caso o revisor atual seja o último (ou único) revisor, o processo de revisão será finalizado e o financeiro saberá que a cobrança está liberada para faturamento.

Para usuários avançados

1. Itens em revisão não conversam com itens fora desta fase. Portanto, informações que estejam cadastradas ou que tenham sido alteradas dentro dos contrato e regras de cobrança após o início da revisão não se aplicarão às cobranças que se encontram nesta fase. Esta observação é particularmente importante se seu escritório utiliza cobrança com tabela progressiva/regressiva ou possui limites de cobrança. Os limites são “congelados” no momento que é iniciado o processo de revisão e não são atualizados durante a revisão das faturas.
2. Da mesma forma, alterações dentro da revisão não alteram os lançamentos originais de horas ou os contratos e regras de cobrança. A única alteração, durante a revisão, que se aplica aos lançamentos originais é a transferência de horas de um caso para outro.

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